Trong công sở, nếu nội dung cuộc họp không thể gói gọn trong 60 phút, thì đó một cuộc họp thiếu hiệu quả.
Tất nhiên, nếu mọi người đem đồ ăn vào hoặc nói chuyện phiếm, thì bao nhiêu tiếng cũng không thành vấn đề. Nhưng kể từ khi bắt đầu nội dung, nếu cuộc họp không thể kết thúc trong 60 phút, thì đó là do những người chủ trì hoặc điều hành cuộc họp mắc một trong các lỗi sau (thường xuyên xảy ra):
– Không gửi tài liệu trước cuộc họp, nên tốn thời gian đề cập về những thứ đáng lẽ có thể đọc được trước khi vô họp.
– Lạc đề khi họp hoặc mở rộng chủ đề quá mức cần thiết (ví dụ đang bàn về ngân sách tuyển dụng thì mở rộng tới bảo vệ thương hiệu công ty).
– Tranh luận vô bổ (hai hoặc nhiều bên nhắc đi nhắc lại quan điểm của mình chứ không có ý định phản biện quan điểm của người khác).
– Cố gắng đồng thuận quá mức (muốn mọi người đều được có ý kiến và cố gắng khiến mọi người đều đồng ý với nhau về cùng một khía cạnh).
– Bàn về quá nhiều giải pháp.
Để tránh tình trạng họp “vô bổ” này, điều cần thiết nên làm tương ứng là:
– Chỉ họp khi có đủ số liệu tương đối, nếu chưa có thì chỉ cần gửi email yêu cầu số liệu trước khi họp. Luôn chuẩn bị và yêu cầu đọc trước số liệu liên quan tới việc họp.
– Bám sát chủ đề họp, những nội dung rộng hơn không bàn tới mà nếu cần thì chuyển thành một cuộc họp khác.
– Trong trường hợp các bên chưa đồng thuận, yêu cầu mọi người chỉ nói lại hoặc trình bày lại quan điểm rõ ràng hơn một lần, sau đó hoặc bỏ phiếu để chọn phương án hoặc để lại biểu quyết sau khi bổ sung thêm thông tin ở một cuộc họp khác.
– Tránh để cuộc họp biến thành “cuộc chiến cảm xúc”, xong phải ngồi “xoa dịu căng thẳng” cho các bên!
Quan trọng hơn, đừng họp quá nhiều, trừ trường hợp chỉ rủ nhau ăn uống giao lưu hoặc chuyện phiếm tăng tình đoàn kết nhưng không có phòng, phải “book” phòng họp. Nếu việc họp chiếm quá 20% thời gian trong tuần của một vị trí, thì nó bắt đầu cho thấy sự quan liêu của cấp điều hành ở trên vị trí đó.
Cấp lãnh đạo cần họp lâu hơn?!
Đây chỉ là kiểu “làm màu” ở một số công ty để cho thấy chuyện mình đang họp quan trọng hơn tương ứng với quyền lực của mình, chứ nó vẫn là thiếu hiệu quả. Ngồi từ sáng tới tối để bàn “chiến lược” tức là không có được chiến lược gì để bàn từ đầu, hãy trở lại các nguyên nhân nói trên (ví dụ thiếu số liệu kinh doanh nên ngồi “bàn hươu tán vượn”).
Họp càng ít mà làm việc càng hiệu quả mới cho thấy tính đầy đủ của quy trình và tính tác động của văn hoá, chứ không phải ngược lại. Nên bỏ sớm văn hoá “ngồi đồng” khi họp và suốt ngày họp, để tránh sự quan liêu.
Chuyện xưa như trái đất, nhưng tồn tại hoài vì lực lượng “làm màu” trong công sở khá đông. Chỗ càng lớn lại càng đông hơn, khiến nhiều người dành hết nửa thời gian đi làm (hoặc hơn) để đi họp!
#kinhnghiemdilam
